Rejeição 912: confira a nota substituta referenciada no cancelamento

Ao solicitar cancelamento por substituição e receber a rejeição 912, a empresa precisa conferir a nota indicada como substituta. Ter um arquivo salvo ou uma impressão em mãos não demonstra que o documento foi encontrado pelo autorizador na consulta usada para processar o pedido. Comece pela chave efetivamente enviada, pelo ambiente e pelos retornos disponíveis. A investigação deve preservar os dois documentos e a operação que eles representam.

A mensagem documentada é “Rejeição: NF-e Substituta inexistente”. Ela se refere à substituta buscada para aquele pedido. Não deve ser confundida com uma conclusão genérica de que a nota original a cancelar não existe ou de que toda emissão disponível no cadastro foi autorizada.

A regra e a chave consultada

A NT 2018.004, versão 1.00, obtida novamente do portal em 16/10/2026, identifica a 5P31-10 na página 11, no bloco “Banco de Dados: NF-e_2”. Sua condição explícita é tpEvento=110112, cancelamento por substituição. A regra consulta o banco de NF-e pela chave substituta, informada em chNFeRef, e retorna 912 quando essa chave não é encontrada.

O leiaute distingue chNFe, a chave da nota a cancelar, de chNFeRef, a chave da substituta. O campo da substituta é exclusivo do evento 110112. Já o nProt informado no pedido é o protocolo de autorização da nota que se pretende cancelar. Misturar esses papéis pode produzir um pedido diferente daquele pretendido pela equipe.

A regra foi identificada no corpo documental, não deduzida pelo número 912 ou por uma lista de mensagens. Ela não contém uma exceção específica que permita ignorar a inexistência da substituta. Alterar a chave por tentativa ou usar outra emissão sem vínculo real com a operação não atende ao diagnóstico.

Referência atual do fluxo e do prazo

O Ajuste SINIEF 19/16, cláusula décima quinta-A, consultado em 16/10/2026, mantém a substituição da NFC-e por outra NFC-e emitida em contingência para a mesma operação. O prazo para solicitar esse cancelamento é de até 168 horas desde a autorização, podendo ser reduzido pela UF. Não confunda esse prazo com a comparação entre emissões da rejeição 914.

O § 6º admite tratamento excepcional a critério estadual; ele não libera automaticamente um pedido rejeitado nem permite omitir a referência por iniciativa do emissor. A FAQ oficial de Minas Gerais confirma o cenário de duplicidade e as 168 horas; para perda de prazo, orienta procurar a Administração Fazendária, sem cancelamento extemporâneo automático. Essa orientação estadual não se estende a outras UFs.

A mensagem “NF-e Substituta” não amplia esse procedimento à NF-e modelo 55. Identifique modelo, UF, autorizador, ambiente e tipo de evento; o cancelamento normal 110111 tem finalidade distinta. O cenário é de duplicidade comprovada, e não de emitir uma nota nova para conseguir uma chave encontrada pelo sistema.

Compare os arquivos e os retornos

Separe o XML autorizado da nota original, seu protocolo, o arquivo da substituta, seus retornos de transmissão ou autorização e o XML do evento rejeitado. Compare o conteúdo exato de chNFeRef com a chave do documento substituto legítimo. Não use apenas o número da nota ou o nome de um arquivo para estabelecer essa correspondência.

Registre chNFe, tpEvento, nSeqEvento, cOrgao, tpAmb, data e hora do pedido, justificativa e versão do emissor. No leiaute, tpAmb distingue produção de homologação. Confira se os registros reunidos pertencem ao mesmo ambiente e ao autorizador pertinente, evitando tratar uma consulta de outro contexto como prova do caso.

A NT também documenta, para substituição, verificações de emissão normal da original e contingência da substituta. Preserve os indicadores realmente enviados. Não edite tipo de emissão, data ou outros fatos para aparentar que documentos diferentes se enquadram no fluxo.

Diagnóstico por cenário

A chave substituta foi selecionada incorretamente. Compare o pedido com o documento que acobertou a mesma operação. Uma associação local errada pode apontar uma chave diferente da pretendida. Se houver erro comprovado de seleção ou geração, o suporte corrige essa origem e confere o novo XML. A substituta não pode ser escolhida somente porque existe no autorizador.

Há arquivo local, mas falta comprovação do processamento. Reúna o retorno da emissão e confirme a situação pelo procedimento aplicável. Um documento preparado ou impresso não prova sozinho presença no banco consultado pela 5P31-10. Não conclua autorização por ausência de erro na tela nem reemita a operação por tentativa. A equipe fiscal deve avaliar qualquer pendência de emissão conforme os fatos reais.

A substituta aparece nos registros pertinentes, mas o pedido recebeu 912. Confronte chave, ambiente, órgão de recepção e horários da mesma tentativa. Encaminhe ao suporte a evidência da existência e a resposta rejeitada. Não presuma tempo fixo de sincronização ou sucesso de uma repetição. Uma divergência de consulta precisa ser demonstrada antes de qualquer mudança funcional.

Não troque a causa por outra rejeição

A página 11 separa a inexistência da substituta de sua situação denegada ou cancelada, tratada pela 913. Também apresenta a 914 para a condição documental de diferença de data de emissão e a 915 para diferença no valor total. Confirmar existência não resolve automaticamente essas outras verificações.

As rejeições 304 e 690 aparecem em regras diferentes do histórico de eventos, relativas a SUFRAMA e CT-e/MDF-e. Elas não devem ser usadas como explicação da 912 nem como prova de seu alcance por modelo. Se outra mensagem surgir, examine sua própria regra, mantendo chave, valores e operação reais.

Exemplo de associação local incorreta

Imagine uma empresa fictícia que recebe 912 ao solicitar substituição. A equipe possui o documento legítimo que acobertou a operação, mas a associação local levou ao pedido outra chave. Ao comparar os arquivos e os retornos, o suporte identifica a divergência em chNFeRef.

A associação é corrigida com base no documento comprovado, e o novo pedido é conferido antes do envio. O exemplo não apresenta chave ou protocolo reais e não decide a legalidade de uma substituição concreta. Mostra apenas como um erro de referência pode ser localizado sem criar outra nota ou alterar seus fatos.

Confira o resultado e encaminhe a pendência

No processamento descrito pela NT, cStat=128 significa lote processado. Examine o resultado individual em retEvento/infEvento, incluindo cStat, xMotivo, chave, tipo e protocolo. Data de recebimento ou retorno do lote não demonstram aceitação do cancelamento. Confira também a situação da mesma nota após qualquer procedimento legítimo.

Acione o suporte para seleção de chave, geração do XML e divergências de consulta. Encaminhe ao responsável fiscal dúvidas sobre duplicidade, substituição e situação da operação. Este guia coteja a NT novamente consultada com o MOC e a legislação atual. A disponibilidade e a aceitação de um pedido individual devem ser confirmadas no autorizador competente; nenhuma emissão ou consulta de contribuinte foi executada.

Fontes

• NT 2018.004 v1.00: PDF recapturado em 16/10/2026, reutilizado por hash; páginas 3–6 e 11 lidas nesta produção. Imagem documental já existente da página 11 pessoalmente inspecionada, sem criar imagem.

• MOC 7 — Visão Geral, página 108: condições 912–914; captura de 15/10/2026 reutilizada. Não confundir com o Anexo I, cuja página 9 descreve dhEmi.

• Ajuste SINIEF 19/16, cláusula décima quinta-A, e FAQ mineira: consultas de 16/10/2026 identificadas e reutilizadas. Prazo, exceções e condições estaduais não significam autorização individual.

• Apoio invoisys912: corpo específico efetivamente lido em 16/10/2026; divergências registradas no manifesto, sem adotar reemissão, devolução, reutilização de numeração ou cancelamento excepcional como solução automática.

• Apoio berga912: corpo específico efetivamente lido em 16/10/2026; divergências registradas no manifesto, sem adotar reemissão, devolução, reutilização de numeração ou cancelamento excepcional como solução automática.

• Apoio buscador912: corpo específico efetivamente lido em 16/10/2026; divergências registradas no manifesto, sem adotar reemissão, devolução, reutilização de numeração ou cancelamento excepcional como solução automática.

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