Rejeição 640: permissão de consulta ou ID de prorrogação

Este guia trata de dois significados da rejeição 640 nos serviços da NF-e. Na distribuição de documentos, indica falta de permissão do interessado para consultar aquela nota. No cancelamento de pedido de prorrogação, aponta um identificador de pedido inválido. Leia a mensagem completa e identifique o serviço antes de corrigir qualquer informação.

Os dois cenários abaixo envolvem NF-e modelo 55. Nenhum deles permite concluir, apenas pelo número 640, que a autorização da nota foi recusada. Uma falha ao recuperar um XML ou ao registrar um evento posterior não equivale a uma rejeição da emissão original.

Cenário 1: interessado sem permissão de consulta

No NFeDistribuicaoDFe, a mensagem informa que o CNPJ/CPF do interessado não possui permissão para consultar a NF-e. A regra H16 da NT 2014.002 v1.40 compara a identidade do interessado na nota com a informada no pedido: para pessoa jurídica, verifica o CNPJ-base; para pessoa física, o próprio CPF.

A tabela mostra H16 acompanhado de um “2” sobrescrito. Esse algarismo é uma nota de rodapé, não parte do identificador da regra. A nota restringe a validação à consulta pontual pela chave, consChNFe. Não se deve chamar a regra de H162 nem aplicar seu diagnóstico indiscriminadamente a toda consulta fiscal. NT, página 11.

Certificado válido não dá acesso a qualquer nota

O serviço possui verificações diferentes para o certificado e para o vínculo com o documento. Um certificado aceito na transmissão não torna seu titular interessado autorizado em todas as NF-e cuja chave conheça.

A distribuição prevê destinatário, transportador identificado ou vinculado pelo evento próprio e terceiro informado em autXML, conforme a matriz e as condições de cada documento. Ter procuração comercial, prestar serviço contábil ou possuir uma cópia do DANFE não deve ser tratado, por si só, como inclusão nesses campos.

Também é importante distinguir filial de empresa sem vínculo cadastral: a H16 utiliza CNPJ-base, enquanto o pedido identifica o interessado consultado. Um diagnóstico que simplesmente exige igualdade de todos os caracteres do CNPJ pode esconder a comparação realmente descrita na norma. A autenticação pelo certificado tem suas próprias regras.

O que conferir antes de repetir a consulta

Verifique a empresa selecionada no ERP e a identidade efetivamente enviada no XML. Em sistemas com vários estabelecimentos, a tela pode estar aberta em uma empresa e a integração usar a configuração de outra. Corrija apenas uma seleção comprovadamente equivocada, para representar o interessado legítimo.

Compare a chave com a documentação da operação e confira qual papel autoriza o acesso. Se a empresa não possui o vínculo exigido, solicite uma cópia do XML autorizado a quem possa fornecê-la legitimamente. Não utilize certificado de terceiro nem altere o interessado apenas para tentar passar pela validação.

Não edite o XML autorizado para inserir outro destinatário ou autorização de acesso. Isso não corrige o documento armazenado no Ambiente Nacional e compromete sua integridade. Se existe um problema real na identificação fiscal, o responsável deve avaliar o procedimento legal adequado com o emitente.

Prazo e permissão também são controles separados. A regra H15 verifica 90 dias desde o recebimento da NF-e no Ambiente Nacional; o retorno correspondente é 632. Conseguir demonstrar o vínculo do interessado não reinicia esse prazo. Já a 641 trata da indisponibilidade da própria nota para o emitente.

Cenário 2: ID inválido no cancelamento da prorrogação

Na NT 2015.001 v1.30, a descrição da 640 é “ID do Pedido de Prorrogação inválido”. A regra P19 está nas validações do cancelamento e examina idPedidoCancelado. O objetivo é identificar qual pedido anterior a empresa pretende cancelar. NT, páginas 41 e 46.

Esse campo tem 54 caracteres e corresponde ao atributo Id do pedido original 111500 ou 111501. Sua composição é a literal ID, o tipo do pedido, a chave da NF-e e a sequência do evento no formato previsto. A referência deve vir do XML original registrado, e não ser reconstruída por aproximação.

Há quatro informações que não podem ser misturadas:

• A chave identifica a NF-e

• O Id do novo evento identifica o pedido de cancelamento

• idPedidoCancelado aponta para o pedido de prorrogação anterior

• nProt, nesse cancelamento, informa o protocolo do pedido a cancelar

Preencher idPedidoCancelado só com a chave ou com o protocolo não atende ao leiaute. Copiar o Id do próprio cancelamento também aponta para o objeto errado. A sequência utilizada dentro da referência é a do pedido original, não uma nova sequência escolhida para o cancelamento.

Como corrigir o vínculo sem mudar o histórico

Localize o XML protocolado do pedido pretendido, confirme a NF-e e o ambiente e compare seu Id com a referência enviada. Se o integrador truncou caracteres, suprimiu a literal inicial ou usou dados de outro registro, ajuste a geração do novo cancelamento com base no documento correto.

Confira ainda a correspondência de tipos: 111502 cancela pedido 111500; 111503 cancela pedido 111501. Essa comparação possui regra própria, ligada à rejeição 636. Divergência de protocolo tem outro controle, e idPedido da resposta do Fisco é tratado separadamente pela 637. Não substitua todos esses diagnósticos por uma correção genérica de chave.

Antes de retransmitir, concilie eventuais tentativas anteriores. Um retorno 128 descreve processamento do lote; 135 indica registro individual vinculado. O registro do pedido de cancelamento ainda não representa seu deferimento pelo Fisco. Preserve o evento protocolado e acompanhe a resposta fiscal correspondente.

UF, ambiente e próximo passo

A prorrogação segue implementação estadual, com solicitação parcial em SP e completa em MG na NT examinada. Em MG, há um evento por vez. Se a primeira prorrogação foi autorizada pela Delegacia Fiscal antes de 01/12/2025, a segunda permanece no caminho administrativo indicado pela SEF-MG; não crie eventos retroativos para simular a migração.

Para o suporte, reúna mensagem completa, serviço, ambiente, chave e XML da solicitação. No cancelamento, inclua o pedido original e seu protocolo; na consulta, informe o papel legítimo do interessado. O chamado termina com acesso documental esclarecido ou referência corrigida e resposta acompanhada, conforme o cenário.

O mesmo código em outro contrato

No compartilhamento entre órgãos públicos, o NFeRecepcaoRFB também usa 640 para verificar o vínculo entre protocolo e documento. O Manual v2.08, de junho/2024, consultado em 10/10/2026, trata desse contrato separado. A ocorrência não autoriza o contribuinte a modificar protocolos ou operar o fluxo governamental. Manual de compartilhamento, páginas 26 e 49.

Fontes práticas e limites

Foram lidos Maxiprod, seleção da empresa na consulta 640, FlexDocs, atores e distribuição e TOTVS, vínculo do cancelamento ao pedido. Os dois últimos são apoios contextuais. Não se adota edição do XML autorizado, nem listas amplas de acesso incompatíveis com a matriz oficial. Orientação mineira consultada em 10/10/2026; corpus nacional preservado em 09/10/2026 e relido nesta data.