Gestão de loja
Importou a compra e o produto apareceu duas vezes no cadastro?
Antes de criar outro cadastro na entrada de uma compra, compare o item recebido com o que a loja já vende. Veja o que conferir e como investigar uma duplicidade sem apagar o histórico.
A mercadoria chegou. Na entrada da compra, apareceu um nome abreviado que ninguém reconheceu e foi criado outro cadastro. Dias depois, a venda saiu pelo registro antigo, enquanto a entrada ficou no novo. Agora a equipe precisa descobrir qual saldo consultar.
Esse é um exemplo fictício de um problema de organização. Antes de concluir que existem dois produtos diferentes, compare a mercadoria, o item da compra e o cadastro usado pela loja. Um nome escrito de outro jeito, sozinho, não resolve essa identificação.
Comece pela mercadoria, não pelo nome mais parecido
Pegue uma embalagem e confira marca, modelo, conteúdo, cor ou tamanho, quando esses detalhes existirem. Procure o registro que a equipe já usa para vender exatamente aquele item. Compare também o código de barras e a unidade de venda.
O GTIN identifica um item comercial. A GS1 Brasil oferece uma consulta para conferir informações associadas a esse número, como marca e descrição. Ela pode ajudar quando os dados divergem, sem substituir a conferência da mercadoria recebida. Veja a orientação oficial: Consulta de dados de produtos da GS1 Brasil
Não escolha um cadastro apenas porque as primeiras palavras coincidem. Um frasco de 500 ml e outro de 1 litro, por exemplo, não devem ser tratados como se fossem a mesma apresentação.
Antes de criar outro registro, confira estas cinco coisas
O produto já existe? Pesquise pelo código e por uma parte característica do nome, incluindo os registros que possam estar inativos, se o sistema permitir essa consulta.
A apresentação é a mesma? Confira o que diferencia aquele item de uma opção parecida.
A compra veio em caixa, pacote ou unidade? Esclareça a relação entre o que foi recebido e a unidade controlada pela loja antes de lançar a quantidade.
O item da compra será ligado ao cadastro existente ou criará um novo? Confira a opção efetivamente selecionada, sem presumir que toda importação faz a associação correta.
A entrada já foi lançada? Antes de repetir a operação, verifique o histórico disponível para não registrar a mesma movimentação duas vezes.
Os nomes das opções e o comportamento da importação variam conforme o sistema. O guia de conciliação do Bling, por exemplo, distingue buscar um produto existente de criar um novo e orienta conferir a quantidade. Essa referência explica o conceito; não representa o caminho de telas ou uma promessa de funcionamento da ALRA: Guia de conciliação de produtos do Bling
Se a duplicidade já aconteceu, reúna os registros antes de corrigir
Não apague um cadastro no impulso. Primeiro, anote os códigos envolvidos, a compra relacionada e onde ficaram as entradas e as vendas. Confira também se são realmente o mesmo produto ou apresentações diferentes.
Leve essa relação ao responsável pelo cadastro ou ao suporte do sistema. Peça orientação sobre a correção compatível com o histórico existente. Ajustar uma quantidade apenas para o saldo “parecer certo” pode esconder a origem da diferença e dificultar uma conferência posterior.
Combine uma regra simples para a próxima compra
Defina quem pode criar novos produtos e o que essa pessoa deve verificar antes. Um padrão de nome útil pode reunir tipo, marca, modelo e apresentação, usando apenas os detalhes necessários para diferenciar os itens da loja.
Comece pela próxima entrega: escolha um item que já é vendido, localize o cadastro usado no caixa e acompanhe como ele aparece na entrada da compra. Se houver dúvida, resolva a identificação antes de concluir a movimentação. O objetivo é que compra, estoque e venda apontem para o produto correto, com um histórico que a equipe consiga explicar.